Onthaalmedewerk(st)er Secretariaat

Functie

Situering

Secundaire Scholen Sint-Ferdinand is een school voor Buitengewoon Secundair Onderwijs met een onderdeel OV1, OV3 en OV4. De school heeft campussen in Lummen, Leopoldsburg en Tessenderlo. OV4 biedt het programma van het regulier onderwijs aan normaal begaafde leerlingen die omwille van gedrags- en emotionele problemen (type 3) en/of autisme (type 9) niet in een gewone klas terecht kunnen. Jongeren met autisme en/of gedrags- en emotionele problemen krijgen de mogelijkheid om buitengewoon onderwijs te volgen binnen de muren van het gewone onderwijs, namelijk in onze inclusiecampussen Sint-Michiel in Leopoldsburg en Campus MAX (STEM) in Tessenderlo.

Wat houdt de functie in?

Als secretariaatsmedewerker streef je naar een goede service, zowel naar de interne als de externe mensen toe.

Je neemt een gevarieerd takenpakket op:

· je verzorgt het onthaal waarbij je bezoekers ontvangt, informeert of doorverwijst naar plaats van bestemming

· je bedient de telefooncentrale

· je verzorgt de postverdeling en neemt leveringen in ontvangst

· je staat mee in voor allerhande print- en kopieerwerk

· je beheert het kantoormateriaal, boeken, agenda’s en de voorraad ervan en houdt een overzicht bij van het uitgeleende materiaal: beamers, laptops,…

· je houdt een overzicht bij van inschrijvingen voor feestelijkheden, activiteiten, oudercontacten, etc

· je houdt de dagelijkse leerlingenadministratie in orde

· je stelt planningen van de oudercontacten op

· je volgt de administratieve kant van activiteiten (open serredag, krak in je vak, rommelmarkt,…) op

Je levert, in samenwerking met de verantwoordelijke en de teamleden, een bijdrage aan de optimale werking van de dienst om de continuïteit mee te waarborgen.

Jouw profiel

· J e bent ondernemend en methodisch werken is je kracht

· Je bent een teamspeler en staat ook zelfstandig stevig in je schoenen

· Je stemt jouw acties af op de vragen, behoeften en verwachtingen van anderen

· Je gaat doordacht te werk, reflecteert en leert uit jouw ervaringen

· Je hebt kennis van geldende afspraken en procedures binnen het onderwijs

· J e hebt kennis van informatica- en softwaretoepassingen

· Je draagt bij aan de goede werking en uitstraling van de school

• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Kopieerwerk verrichten
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen

Aanbod

· Een boeiende en uitdagende job in een professionele werksfeer waar samenwerking centraal staat

· Een organisatie waar groei en ontwikkeling worden gestimuleerd

· Voor extra voordelen, bezoek onze jobsite: www.sintferdinand.be/jobsite

· Verloning volgens de barema’s van het onderwijs

· Contract: 50% (18u/week te presteren op 2 dagen), bepaalde duur tem 30 juni 2024

· Plaats van tewerkstelling: Lummen

Indiensttreding: zo spoedig mogelijk

Solliciteren

Veronique Moons
0471704990
veronique.moons@ferdinand.broedersvanliefde.be